Alles schriftelijk. Alles vastgelegd.
Wat je van Hallorn kunt verwachten als je ons een opdracht geeft, en wat je nodig hebt voor je inkoop.
Een plek is niet te koop
Voor elk merk geldt dezelfde methode, ook voor klanten. Betaalde metingen zijn privé en tellen niet mee in de openbare ranglijst.
Een mens kijkt mee
Elk rapport wordt door een mens gecontroleerd voordat je het krijgt. Delen die met AI zijn gemaakt, zijn als zodanig gemarkeerd.
Alles zwart-op-wit
Offerte, DPA en antwoorden op je vragen krijg je per e-mail, zodat je alles bij elkaar hebt. Je hoort binnen één werkdag van ons.
Verwerkersovereenkomst (DPA)
Voor betaalde opdrachten geldt de verwerkersovereenkomst hieronder. Je krijgt hem ook per mail, samen met de offerte of de bevestiging. Vraag offerte en DPA aan.
1. Partijen en rollen
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij elke betaalde opdracht. De klant is verwerkingsverantwoordelijke. Hallorn is verwerker voor de persoonsgegevens die het in opdracht van de klant verwerkt.
2. Onderwerp, duur, aard en doel
Hallorn verwerkt persoonsgegevens alleen om de opdracht uit te voeren: metingen, rapporten, Monitor en de communicatie daarover. De verwerking duurt zolang de opdracht loopt, plus de termijn in artikel 11.
3. Soorten gegevens en betrokkenen
Soorten gegevens: naam, zakelijk e-mailadres en functie van contactpersonen; persoonsgegevens in materiaal dat de klant aanlevert; namen van personen of eenmanszaken die in AI-antwoorden voorkomen die voor de opdracht zijn verzameld. Betrokkenen: medewerkers en contactpersonen van de klant, en personen die in aangeleverd materiaal of in AI-antwoorden genoemd worden. Hallorn verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij de klant die zelf aanlevert; dat is niet de bedoeling.
4. Alleen op instructie
Hallorn verwerkt de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de klant, ook bij doorgifte naar een land buiten de EER. Moet Hallorn op grond van de wet iets anders doen, dan laat het dat de klant vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt. Vindt Hallorn dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt het dat direct.
5. Geheimhouding
Iedereen die bij Hallorn met de gegevens werkt, is tot geheimhouding verplicht.
6. Beveiliging
Hallorn neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder: versleutelde verbindingen, opslag van de database in de EU-regio, toegang alleen voor wie het nodig heeft, tweestapsverificatie op accounts en regelmatige back-ups.
7. Subverwerkers
De klant geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in de lijst op deze pagina. Wil Hallorn een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt het dat minstens 30 dagen vooraf per mail. De klant kan binnen die termijn bezwaar maken; komen we er niet uit, dan mag de klant de opdracht per mail beëindigen. Hallorn legt elke subverwerker dezelfde plichten op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de klant verantwoordelijk.
8. Doorgifte buiten de EER
Gegevens gaan alleen naar een land buiten de EER als daar passende waarborgen voor zijn, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
9. Hulp bij rechten van betrokkenen
Hallorn helpt de klant bij verzoeken van betrokkenen, zoals inzage, correctie, verwijdering en bezwaar. Krijgt Hallorn zo'n verzoek rechtstreeks, dan stuurt het dat door naar de klant.
10. Hulp bij beveiliging, datalekken en DPIA
Hallorn helpt de klant bij de plichten uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG: beveiliging, het melden van datalekken, een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Datalekken
Hallorn meldt een datalek zonder onredelijke vertraging aan de klant, en uiterlijk binnen 48 uur nadat het ontdekt is. In de melding staat wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft, de waarschijnlijke gevolgen en wat Hallorn doet om het op te lossen.
12. Einde van de opdracht
Na het einde van de opdracht verwijdert Hallorn de persoonsgegevens of geeft het ze terug, naar keuze van de klant, binnen 30 dagen. Dat geldt niet voor gegevens die Hallorn wettelijk moet bewaren, zoals facturen.
13. Informatie en audits
Hallorn geeft de klant alle informatie die nodig is om aan te tonen dat het zich aan deze overeenkomst houdt. De klant mag een audit laten doen, na een aankondiging van minstens 30 dagen, hooguit één keer per jaar (behalve na een datalek), op eigen kosten en met geheimhouding.
14. Aansprakelijkheid
Voor de aansprakelijkheid geldt artikel 18 van de algemene voorwaarden, voor zover de wet dat toestaat.
15. Eigen model
Schrijft je organisatie een eigen verwerkersovereenkomst voor, stuur die mee met je offerteaanvraag. We laten per mail weten of we die kunnen tekenen.
Subverwerkers
Deze partijen gebruiken we om Hallorn te laten werken. Met elke partij die persoonsgegevens verwerkt, geldt een verwerkersovereenkomst. Wijzigt de lijst, dan melden we dat vooraf per mail aan klanten met een DPA.
| Partij | Waarvoor | Waar | Toelichting |
|---|---|---|---|
| Supabase | Database: scanaanvragen en klantgegevens | Opslag in de EU-regio; moederbedrijf Supabase Inc. zit in de VS | Verwerkersovereenkomst met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's) voor het geval dat gegevens vanuit de VS worden ingezien; versleuteling en beperkte toegang als extra maatregel |
| Cloudflare | Hosting van de website (Pages), verwerking van scanaanvragen (Workers), doorsturen van mail aan info@hallorn.com (Email Routing) en bezoekersstatistieken zonder cookies (Web Analytics) | VS / wereldwijd netwerk | Amerikaans bedrijf; doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of SCC's |
| Google (Gmail en Google Drive) | Mailbox waarin mail aan info@hallorn.com binnenkomt en van waaruit we antwoorden; opslag van rapporten en werkbestanden | VS / EU | Amerikaans bedrijf; doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of SCC's |
| Notion | Interne notities, planning en opdrachtadministratie | VS | Amerikaans bedrijf; doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of SCC's |
| Werkomgeving voor onze AI-assistent | Werkomgeving waarin onze AI-assistent mail voorbereidt, metingen uitvoert en rapporten opstelt. Een mens controleert alles voordat het naar je toe gaat | VS | Doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of SCC's; vestiging en contract worden vóór de lancering bevestigd |
| Aanbieder van de AI-techniek achter ons AI-systeem | Metingen met ons eigen AI-systeem: vragen over merken en bedrijven | Wordt vóór lancering ingevuld | Naam, vestiging en waarborgen worden vóór lancering ingevuld. Geen contactgegevens van klanten; alleen bedrijfsnaam, branche en plaats |
| Verzenddienst voor mail | Versturen van de mail met je scanresultaat | Wordt vóór lancering ingevuld | Naam, vestiging en waarborgen worden vóór lancering ingevuld |
| Betaaldienst (Mollie of Stripe) | Online betalingen | Wordt vóór lancering ingevuld | Pas zodra online betalen beschikbaar is; tot die tijd betaal je op factuur |
Voor metingen sturen we vragen over merken en bedrijven naar de aanbieder van de AI-techniek achter ons eigen AI-systeem. Welke aanbieder dat is, wordt vóór lancering ingevuld. Daar gaan geen e-mailadressen of andere contactgegevens van klanten mee.
Bewaren
Scanaanvragen zonder klantrelatie bewaren we 12 maanden. Klantgegevens bewaren we zolang de overeenkomst loopt; facturen en de administratie daarna nog 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht. Meer in de privacyverklaring.
Betalen en factuur
Je krijgt een factuur op naam van je organisatie, met een betaaltermijn van 14 dagen. Betalen op factuur of PO kan. Online betalen volgt later.
Voorwaarden
Op elke opdracht zijn de algemene voorwaarden (versie 1.0, oktober 2026) van toepassing. Daarin staan onder meer de levertijd, de opzegging, de geheimhouding, de aansprakelijkheid en het toepasselijk recht. Hallorn levert alleen aan bedrijven.
Vragen
Mail info@hallorn.com. Meer over hoe we werken lees je op Over Hallorn.