Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Hallorn (KvK 75621673) is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Contact: info@hallorn.com.

Welke gegevens verwerken we?

• Gratis scan: bedrijfsnaam, plaats, branche, zakelijk e-mailadres en je keuze bij het vinkje voor updates.
• Bestelling of offerte: naam, organisatie, KvK-nummer, factuurgegevens, eventueel PO-nummer, en wat je ons mailt.
• Mail: de inhoud van je berichten aan info@hallorn.com.
• Website: technische gegevens die nodig zijn om de site te leveren en te beveiligen, zoals je IP-adres in serverlogs. Die bewaren we hooguit 30 dagen.
• Metingen: AI-antwoorden waarin namen van personen of eenmanszaken kunnen staan. Zie hieronder: "Genoemd in een AI-antwoord?".

Waarvoor en op welke grondslag?

• Je scan uitvoeren en het resultaat per mail sturen: om je verzoek uit te voeren. Je e-mailadres gaat niet mee in de link (URL) van de pagina; het formulier stuurt het apart en beveiligd naar ons.
• Updates over je branche per mail: alleen als je daar apart voor kiest, met het vinkje. Dat vinkje staat standaard uit en is niet nodig voor je scan. Intrekken kan altijd, met de afmeldlink of per mail.
• Bestellingen, facturen en offertes: om de overeenkomst uit te voeren en om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten.
• De site veilig en werkend houden: gerechtvaardigd belang.
• Metingen en rapporten: gerechtvaardigd belang (zie hieronder).

Hoe lang bewaren we het?

• Scanaanvragen zonder klantrelatie: 12 maanden na de scan. Daarna verwijderen we ze.
• Toestemming voor updates: tot je je afmeldt. Daarna mailen we je niet meer.
• Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt.
• Facturen en administratie: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Mailcorrespondentie: zolang nodig voor je vraag of de overeenkomst; hoort een mail bij de administratie, dan geldt de termijn van 7 jaar.
• AI-antwoorden uit metingen: hooguit 24 maanden na de meting. Daarna verwijderen we ze, of we halen namen van personen eruit.

Genoemd in een AI-antwoord?

Voor onze metingen stellen we vragen aan ons eigen AI-systeem en bewaren we de antwoorden. In die antwoorden kunnen namen staan van personen of van eenmanszaken, bijvoorbeeld een advocaat of een installateur die onder eigen naam werkt. Dat zijn persoonsgegevens. We hebben ze niet van jou zelf gekregen. Daarom vertellen we je hier wat we ermee doen (artikel 14 AVG).

• Welke gegevens: je naam of handelsnaam, plaats en branche, wat het AI-antwoord over je bedrijf zegt, en de websites die daarbij als bron stonden.
• Waar ze vandaan komen: uit de antwoorden van ons eigen AI-systeem, en uit openbare websites die in die antwoorden als bron staan.
• Waarvoor: meten hoe vaak bedrijven in AI-zoekantwoorden genoemd worden; rapporten voor klanten maken; controleren of feiten kloppen; en onze cijfers kunnen onderbouwen als iemand om een correctie vraagt.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
• Wie ze ziet: onze subverwerkers (zie de lijst hieronder) en de klant voor wie een rapport is, bijvoorbeeld als je bedrijf daarin als concurrent of in een letterlijk citaat voorkomt.
• Hoe lang: hooguit 24 maanden na de meting.

Onze afweging

Ons belang, en dat van onze klanten, is inzicht in hoe AI-zoekantwoorden bedrijven tonen, en of wat AI zegt klopt. Daar tegenover staat jouw privacy. Om die te beschermen:

• gebruiken we alleen zakelijke gegevens, die al openbaar zijn of die AI zelf noemt;
• gebruiken we geen bijzondere persoonsgegevens en maken we geen profielen van personen;
• publiceren we geen namen van personen of eenmanszaken op de site; de openbare ranglijsten gaan over grote merken;
• bewaren we antwoorden niet langer dan 24 maanden;
• kun je altijd bezwaar maken, en reageren we daar snel op.

Daarom vinden we dat ons belang zwaarder mag wegen. Ben je het daar niet mee eens? Maak dan bezwaar.

Bezwaar maken

Mail info@hallorn.com met als onderwerp "Bezwaar AI-antwoorden". Zet erin om welke naam of handelsnaam het gaat. We gebruiken je gegevens dan niet meer in nieuwe metingen en rapporten, en we halen je naam uit de bewaarde antwoorden. Dat doen we alleen niet als we een dwingende reden hebben die zwaarder weegt, bijvoorbeeld een lopende correctie of een juridisch geschil; dan leggen we dat uit. Je krijgt binnen een maand antwoord.

Met wie delen we het?

Alleen met dienstverleners die we nodig hebben, op basis van een verwerkersovereenkomst. We verkopen geen gegevens.

Voor metingen sturen we vragen over merken en bedrijven naar de aanbieder van de AI-techniek achter ons eigen AI-systeem. Welke aanbieder dat is, wordt vóór lancering ingevuld. Daar gaan geen e-mailadressen of andere contactgegevens mee.

Een deel van de partijen is gevestigd in de Verenigde Staten, of heeft daar een moederbedrijf. Gegevens gaan daar alleen naartoe op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met extra maatregelen zoals versleuteling waar dat nodig is.

Cookies

Hallorn gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken, en statistieken zonder cookies en zonder persoonsgegevens. Er zijn geen tracking- of advertentiecookies. Voor statistieken gebruiken we Cloudflare Web Analytics: dat plaatst geen cookies en volgt bezoekers niet over sites heen. Daarom vragen we geen toestemming via een cookiebanner.

Bureaulink. Kom je via de link van een bureau (een adres met ?ref=), dan zetten we een functionele cookie hallorn_ref met alleen de code van dat bureau. Die blijft 90 dagen staan. We gebruiken hem alleen om te zien via welk bureau je een gratis scan of bestelling doet, zodat het bureau zijn vergoeding krijgt. Er zitten geen trackingpixels of andere volgtechnieken bij, en we delen niets met het bureau behalve dat je klant bent geworden.

Beveiliging

De site werkt alleen via een versleutelde verbinding. Gegevens staan in de EU-regio van onze database, en alleen wie ze voor je opdracht nodig heeft, kan erbij.

Je rechten

Je kunt je gegevens inzien, laten corrigeren of verwijderen, bezwaar maken, je toestemming intrekken en je gegevens laten overdragen. Mail daarvoor info@hallorn.com; je krijgt binnen een maand antwoord. Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.